Bu nedenle özellikle yeni ofis açacak olan kişilerin tedarik etmesi gereken ofis malzemelerinin listesini en baştan çıkartmaları ve daha sonra bu malzemeleri tamamlamaları, atılabilecek en mantıklı adım olacaktır.
Ancak elbette bir iş yerinin en çok ihtiyaç duyacağı malzemeler de sektöre ve iş süreçlerine göre değişkenlik gösterebiliyor. Peki sizin ofisiniz için en elzem ofis malzemeleri hangileri olabilir? Bu konuda araştırma yapmak hiç şüphesiz ki zamanınızın önemli bir kısmını alacaktır. Fakat online matbaanız Matbuu, bu içerikte sizin işinizi kolaylaştırmak adına her iş yerinde verimliliği artırmayı sağlayacak ve mutlaka bulunması gereken temel malzemeleri sıraladığı için zamanınızı çok daha verimli kullanabilmeniz mümkün olacaktır.
Bu başlık altında sıraladığımız ofis malzemeleri, hizmet verdiğiniz alan hangisi olursa olsun kesinlikle iş yerinizde bulunması gerekenler arasında ilk sıralarda yer alıyor. Öte yandan ihtiyaçlarınız doğrultusunda bu listeyi uzatabilmek de elbette mümkün. Ancak ilk etapta en çok gerekecek malzemeleri ofisinizde bulundurmak, çalışanlarınızın da motivasyonunu artıracağından ofis ortamında verimliliği artırmanıza ön ayak olacaktır.
O halde dilerseniz artık bir ofisin olmazsa olmazları arasında niteleyebileceğimiz ofis malzemelerini ve bu malzemeleri kullanmanın sağlayacağı faydaları birer birer incelemeye başlayalım.
Verimlilik söz konusu olduğunda ilk akla gelen materyallerden biri olan ajandaları neredeyse kişisel asistan olarak tanımlarsak, sanıyoruz ki yanılmış olmayız. Çoğunlukla günlük planları hatırlamak amacıyla kullanılan ajanda sayesinde haftalık, aylık, hatta yıllık iş planlamak dahi mümkün hale gelebiliyor. Gün içinde yaşanan yoğunluğu önemli ölçüde kontrol altında tutmaya imkan tanıyan ajanda, zamanın verimli kullanılması ve dolayısıyla çalışanların daha motiveli çalışmasını sağlıyor.
Çalışanlara toplantı notları, telefon notları ve diğer özel bilgilerini dahi bir arada tutabilme fırsatı veren ajandalar, çantada kolaylıkla taşınabilen boyutlara sahip olduğundan ofis dışı çalışmalarda da verimliliği sürdürebilmeyi mümkün kılıyorlar. Üstelik üzerinde şirketin isim ve logosunun bulunduğu ajandalar da zahmetsiz bir şekilde iş yerinin adeta promosyonunu yapmaya yardımcı oluyorlar.
Şirketinizin tanıtımında kullanabileceğiniz promosyon ürünler hakkında daha fazla bilgi sahibi olmak için Promosyon Nedir ve Şirketler İçin Neden Önemlidir? başlıklı içeriğimize göz atabilirsiniz.
Kullanım süresini tamamlamış, ancak ofiste muhafaza edilmesi gereken veya sık sık olmasa da kullanılabilecek belgelerin ofis ortamında güvenli bir şekilde korunması için arşiv kutularına ihtiyacınız olacağını önceden belirtmiş olalım. Bu belgeler, kimi zaman resmi kuruluşların denetimleri sırasında göstermeniz gereken dokümanlar olabileceği gibi geçmiş yıllara ait hesap dökümlerinin yer aldığı dokümanlar da olabilir.
Arşiv kutuları, çalışanlara ait dosyaların da saklanması açısından oldukça işlevsel materyallerdir. Bu sayede her gün kullanımda olmasa bile bir gün ihtiyaç duyulabilecek dosyaları arşivlemek ve zamanı geldiğinde bulunduğu arşiv kutusundan çıkarmak mümkün olacaktır.
Evrak rafları, ofislerdeki çalışma masaları üzerindeki dağınıklığı önlemenin belki de en verimli yolu olabilir. Çalışma masasını düzenlemenin yanı sıra konusuna göre dokümanları organize etmeyi de sağlayan evrak rafları sayesinde iş yerinde verimlilik büyük oranda artırılabilir. Çalışanların bir dokümanı ararken geçecek süreyi kısaltacak evrak rafı, dolaylı yoldan da olsa motivasyonun artmasına destek olacaktır.
Hemen her ofiste görmeye alışık olduğumuz küp bloknotlara bu listede yer vermezsek olmazdı. Adından da anlaşılacağı üzere bir kare bir küpün içinde yer alan boş kağıtlardan oluşan küp bloknot, çalışanların pratik bir şekilde notlarını alabilmelerine olanak sağlar.
Standart bloknotlardan daha küçük ebatlarda olduğu için masa üzerinde çok fazla yer kaplamayan küp bloknotların sayfalarının birbirinden bağımsız olduğunu da belirtmekte fayda var. Böylece bu kağıtlara not alan çalışanlar, küp bloknot sayfalarını diledikleri gibi yanlarında taşıyabilme şansı bulabilirler. Diğer yandan küp şeklindeki bir kutunun içinde de muhafaza edilebilen küp bloknotları bu sayede bir arada tutabilmek de mümkün.
Farklı ebatlarda üretilebilen mantar panolar, iş yerlerinde önemli notları, parolaları ve diğer dokümanları herkesin kolaylıkla bulabileceği bir yerde sabitlemeye imkan tanımaktadır. Bu özelliğiyle yalnızca ofislerde değil evlerde de sıklıkla kullanılan mantar panolar, çalışanların ihtiyaç duydukları zaman notlarını kolaylıkla anımsamalarını sağlamaktadır.
Tahmin edebileceğiniz üzere ofislerde hemen her iş kalemi, belirli tarih aralığı dahilinde tamamlanmak durumundadır. Çalışanların masalarında konumlandırılacak masaüstü takvimleri de tarih takibini pratik bir şekilde yapmayı sağladığından ofislerin olmazsa olmaz malzemelerinden biri olarak adlandırılabilir.
Masa takvimleri hakkında biraz daha bilgi sahibi olmak için Hem Tasarımı Hem De Kullanım Kolaylığı Sağlayan Dikey Masa Takvimi başlıklı içeriğimizi incelemenizi öneririz.
Belgelerin, dosyaların, ajandaların, defterlerin ve diğer tüm kağıt malzemelerin belirli sayfalarına daha sonradan kolay bir şekilde ulaşmayı sağlayan seperatörler, sayfaları ayırmayı sağlamaktadır. Bu sayede çalışanların gün içinde ihtiyaç duyacakları notlara zaman kaybetmeden ulaşmaları mümkün olmaktadır. Seperatörler, fosforlu renklerde veya farklı tasarımlarda olabilmektedir. Bu yönüyle belirli sayfaları birbirinden ayıran seperatörler kolaylıkla fark edilebildiğinden ulaşılmak istenen sayfaya da kısa sürede ulaşmaya zemin hazırlamaktadırlar.
Ofiste verimlilik söz konusu olduğunda en çok işe yarayan materyaller arasında olması birçok kişiyi şaşırtsa da yazı tahtası ekip çalışması için aslında oldukça gerekli bir gereçtir. Tüm çalışanların kolaylıkla tahta üzerinde yazılı olan notları görebilmelerine imkan tanıyan yazı tahtaları, buna ek olarak ekip içi iş dağılımını pratik bir şekilde yapabilmeyi ve müşteri sunumlarını daha etkileyici hale getirmeyi de mümkün kılmaktadır.
İş hayatında hemen herkesin en az bir şifreyi, bir telefon numarasını, bir randevunun detaylarını ya da bir işin teslim edilmesi gereken son tarihi göz önünde bulundurması gerektiği durumlar oluyordur. İşte tam da bu noktada devreye giren ve ofis malzemeleri içinde en popülerlerinden biri olan yapışkanlı not kağıtları, çalışanların hayatını büyük ölçüde kolaylaştırıyor.
Arka yüzeyindeki yapışkan sayesinde kağıda not alınan herhangi bir bilgiyi herhangi bir yere sabitlemeyi sağlayan yapışkanlı not kağıtları, sizin de ofisinizde pek çok günlük işi siz daha fark etmeden kolaylaştıracaktır.
